Как начать ведение воинского учета: инструкция для организаций

Издание приказа об организации воинского учета

Ведение воинского учета начинается с издания приказа об организации воинского учета по форме, приведенной в приложении № 4& к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета, утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017. Приказом нужно назначить должностных лиц и их заместителей, ответственных за ведение воинского учета в организации. Таким лицом может выступать как руководитель организации, так и другой работник, которому поручены соответствующие полномочия. В частности, работодатель может возложить обязанности по ведению воинского учета на главбуха компании.

Если в организации меньше 500 военнообязанных работников, воинский учет может вести один сотрудник, выполняющий данные обязанности по совместительству (п. 12 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). На время отсутствия указанного сотрудника (отпуск, командировка) в приказе нужно назначить его заместителя.

После издания приказа необходимо разработать план организации воинского учета.

Разработка плана об организации воинского учета

План по организации воинского учета граждан составляют по форме, приведенной в Приложении № 17 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета.

В плане подробно расписываются конкретные учетные мероприятия, которые обязана выполнять организация (например, постановка на воинский учет граждан, принятых на работу, ведение личных карточек работников, внесение в них изменений, сверка сведений с военкоматом, сдача отчетности и т.д.) и срок выполнения данных мероприятий. Ответственным за выполнение учетных мероприятий в плане указывается сотрудник, на которого возложена обязанность по ведению воинского учета работников.

План организации воинского учета и приказ об организации воинского учета необходимо согласовать в военном комиссариате. Для этого организация-работодатель должна встать на учет в военкомате.

В учетных решениях системы «1С:Предприятие» предусмотрена возможность ведения воинского учета и бронирования граждан, в частности:

• в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред.3
• в программе «1С:Бухгалтерия 8» ред.3.0 (функционал недоступен, если учет расчетов по зарплате и кадровый учет ведутся во внешней программе).

Постановка организации на учет в военкомате

После составления приказа и плана по ведению воинского учета организация должна встать на учет в военном комиссариате. Постановка на учет осуществляется в военкомате муниципального образования по месту регистрации организации. Обособленные подразделения ставить на учет не требуется.

Для постановки организации на учет необходимо заполнить и предоставить в военкомат карточку учета организации по форме № 18, утв. письмом Минкультуры от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА. В карточке указывают:

• сведения об организации (ИНН, ОГРН, ОКВЭД, место регистрации и т.д.)
• последнюю дату регистрации свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ, серию и номер этого свидетельства и полное наименование налогового органа, выдавшего свидетельство;
• общее число всех работников, за исключением оформленных по совместительству;
• общее число работников, пребывающих в запасе;
• общее число граждан мужского пола в возрасте от 18 до 30 лет, обязанных состоять на воинском учете и не пребывающих в запасе (призывников).

К карточке нужно приложить копии учредительных документов организации, приказ об организации воинского учета, план по ведению воинского учета и должностную инструкцию лица, ответственного за ведение воинского учета для их согласования. Срок на согласование и одобрение военкоматом приказа, плана и должностной инструкции специалиста, ответственного за ведение воинского учета, на федеральном уровне не установлен. Данный срок может различаться в зависимости от конкретного военкомата.

Получив указанный выше комплект документов, военкомат выдаст организации справку о постановке на учет. После согласования военкоматом и утверждения (подписания) руководителем организации приказа и плана по ведению воинского учета организация может приступать к исполнению обязанностей в сфере воинского учета граждан.

Исполнение данных обязанностей начинается с составления личных карточек военнообязанных работников.

Составление личных карточек работников

Личные карточки военнообязанных работников организации составляют по форме № 10, приведенной в приложении № 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета, утв. приказом Минобороны РФ от 22.11.2021 № 700.

Карточки заполняют на основании приписных свидетельств (для призывников) и военных билетов (для военнообязанных). В карточках указывают ФИО военнообязанного работника, дату и место его рождения, образование, профессию, семейное положение, состав семьи, паспортные данные, адрес места жительства и контактный телефон работника. Также нужно сообщить сведения о владении работником иностранными языками и наличии у него водительского удостоверения. 

На каждого военнообязанного работника, которого организация трудоустраивает, необходимо заводить отдельную карточку по форме № 10. Одновременно нужно подавать сведения в военкомат о трудоустройстве таких сотрудников.

Для хранения карточек нужна картотека, которая строится в алфавитном порядке. Карточки работников, снятых с воинского учета, хранят отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военкоматом, после чего их уничтожают с составлением акта об уничтожении.

• Воинский учет: новые обязанности для работодателей
• Штрафы за воинский учет с 1 октября 2023 года
  
• Воинский учет: ответы на частые вопросы (часть 1, часть 2)
  

Сообщение в военкомат о трудоустройстве военнообязанных работников

Обо всех случаях приема на работу военнообязанных работников и об их увольнении организации обязаны незамедлительно информировать военкоматы.

Сообщение в военкомат о трудоустройстве работника организации представляют по форме, приведенной в приложении № 2 к постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. Здесь работодатели указывают серию и номер паспорта, СНИЛС, полную дату рождения и должность, на которую был трудоустроен военнообязанный сотрудник. Все эти сведения необходимо представлять в военкомат муниципального образования по месту жительства или месту пребывания трудоустроенного работника и в военкомат по месту учета организации-работодателя. 

Данное сообщение нужно направить в военкомат в течение 5 дней со дня принятия сотрудника на работу на основании заключенного трудового договора. Если сотрудник был принят на работу в организацию на основании договора ГПХ, то сведения о трудоустройстве такого сотрудника в военкомат сообщать не нужно.

После оформления документов воинского учета, заведения карточек на работников и сообщения в военкомат о работающих в организации военнообязанных сотрудниках, начинается ведение собственно самого воинского учета. В рамках воинского учета организации должны исполнять целый комплекс возложенных на них обязанностей.

Обязанности в рамках ведения воинского учета

Перечень обязанностей, возложенных на организации в рамках ведения воинского учета, установлен в соответствии с п. 30–32 постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719. К числу таких обязанностей относятся, в частности, следующие:

• представление сведений о военнообязанных работниках по запросу военкомата;

• ведение и хранение личных карточек военнообязанных работников;

• внесение в личные карточки сведений об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства, пребывания и состояния здоровья работников, состоящих на воинском учете;

• выявление граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы, но не поставленных на такой учет;

• направление в военкомат сведений об увольнении военнообязанных сотрудников в течение 5 дней со дня расторжения трудового договора;

• сверка сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках сотрудников со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан и сведениями военкомата (не реже 1 раза в год);

• вручение работникам повесток не позднее, чем за 3 дня до назначенного срока явки в военный комиссариат, указанного в повестке.