Новые правила ведения персонифицированного учета со 2 июня 2023 года

Регистрация работников в системе персонифицированного учета СФР

Новая инструкция по ведению индивидуального (персонифицированного) учета сведений о зарегистрированных лицах утверждена приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н и вступает в силу со 2 июня 2023 года.

Согласно п. 10 данной Инструкции, при приеме на работу гражданина (как по трудовому договору, так и по договору ГПХ), на которого не открыт индивидуальный лицевой счет, работодатель должен  зарегистрировать его в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР. Для этого работодателю нужно подать на такого сотрудника анкету зарегистрированного лица по форме, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 243п (форма АДВ-1).

Форму АДВ-1 необходимо представить в территориальный орган СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем приема физлица на работу или заключения с ним соответствующего договора ГПХ. В анкете указывают ФИО принятого на работу сотрудника, его дату и место рождения, место регистрации и фактического места жительства, контактный телефон, паспортные данные и ИНН (при наличии).

При представлении анкеты правильность указанных в ней сведений заверяется личной подписью физлица, принятого на работу. Если принятый на работу сотрудник не имеет возможности лично заверить анкету (длительное нахождение в командировке, болезнь, отсутствие электронной подписи и т.д.), работодатель должен указать эту причину в анкете и заверить ее своей подписью.

АДВ-1 можно подать в СФР в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью через оператора ЭДО или через личный кабинет работодателя на официальном сайте СФР. Получив анкету, СФР в течение пяти рабочих дней должен открыть сотруднику индивидуальный лицевой счет и направить уведомление о регистрации, содержащее сведения о СНИЛС. Уведомление направляют способом, которым была направлена сама анкета АДВ-1.

Анкеты АДВ-1 на трудоустроенных сотрудников, на которых уже открыт индивидуальный лицевой счет, представлять не нужно. При этом на всех без исключения сотрудников, работающих как по трудовому договору, так и по договору ГПХ, выплаты по которому облагаются страховыми взносами на обязательное страхование, в 2023 году необходимо представлять сведения персонифицированного учета.

Представление персонифицированных сведений в СФР

С 2023 года работодатели должны представлять персонифицированные сведения на своих сотрудников в составе единой отчетности по форме ЕФС-1, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. В рамках ЕФС-1 необходимо представлять все сведения, указанные в ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 28 Инструкции). К таким сведениям относят:

• сведения о трудовой деятельности – подраздел 1.1 Раздела 1 отчетности ЕФС-1. Данные сведения представляют собой аналог ранее существовавшей отчетности СЗВ-ТД, и их необходимо представлять при наличии у работодателя каких-либо кадровых изменений (трудоустройство, увольнение, переход на электронную трудовую книжку, перевод и т.д.). Общий срок представления сведений – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое изменение. Но при трудоустройстве и увольнении сведения необходимо представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о трудоустройстве или увольнении работника. При заключении или расторжении договора ГПХ сведения также необходимо представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения соответствующего договора;
• сведения о страховом стаже – подраздел 1 Раздела 1 отчетности ЕФС-1. Данные сведения являются аналогом отмененной отчетности по форме СЗВ-СТАЖ, и их необходимо представлять в СФР по окончании календарного года не позднее 25 января;
• сведения о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и уплаченных взносах работодателя (в случае их уплаты) – подраздел 3 Раздела 1 отчетности ЕФС-1. Эти сведения представляют собой аналог ранее действующей отчетности по форме ДСВ-3. Такие сведения нужно представлять в СФР ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. 

• Объединенная форма ЕФС-1: особенности заполнения и представления в СФР
• Отчетность по форме ЕФС-1 в вопросах и ответах

Все перечисленные сведения необходимо представлять на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя, договоров и данных бухгалтерского учета. Сдавать в СФР их необходимо в отношении всех сотрудников, работающих на основании (п. 29 Инструкции):

• трудовых договоров;
• договоров гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг;
• договоров авторского заказа;
• договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства и издательских лицензионных договоров;
• лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• договоров о передаче полномочий по управлению правами, заключенных с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Порядок представления персонифицированных сведений в СФР

Персонифицированные сведения о сотрудниках могут быть представлены в СФР одним из указанных способов (п. 34 Инструкции):

• на бумажном носителе лично или через уполномоченного представителя работодателя;
• на бумажном носителе через отделения почтовой связи заказным письмом с описью вложения;
• в форме электронного документа по ТКС, включая единый портал Госуслуг и личный кабинет работодателя на сайте СФР.

Конкретный способ представления сведений зависит от количества работающих в организации или у ИП сотрудников. Если количество сотрудников превышает 10 человек (включая исполнителей, работающих по договорам ГПХ), сведения требуется сдавать в электронной форме в соответствии с форматом, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. При меньшем числе сотрудников работодатель может представлять сведения как в электронном виде, так и на бумажном носителе (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

При представлении сведений на бумажном носителе данные сведения нужно заверить подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати). Датой представления сведений на бумажном носителе будет считаться либо дата фактического представления сведений (при личной сдаче), либо дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю (п. 36 Инструкции).

При представлении сведений в электронном виде их нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью, а датой их представления станет считаться дата отправки по ТКС, подтвержденная оператором ЭДО. Датой представления сведений через личный кабинет работодателя будет считаться дата, сформированная при отправке в личном кабинете (п. 37 Инструкции).