Работа с договорами в "1С:Бухгалтерии 8"

Договоры с контрагентами

Согласно Гражданскому кодексу РФ, договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ст. 420 ГК РФ). В "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 для хранения списка всех договоров, заключенных с контрагентами, предназначен справочник Договоры (раздел Справочники - Покупки и продажи). При этом учитываемые в программе договоры с контрагентами, помимо правовой составляющей, являются объектом аналитического учета расчетов с контрагентами.

В "1С:Бухгалтерии 8" расчеты с контрагентами (с покупателями, поставщиками и другими участниками сделок) организованы с использованием нескольких уровней аналитического учета (субконто счетов бухгалтерского учета). Например, для счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" может применяться три разреза аналитики:

• по покупателям и заказчикам (субконто Контрагенты), где каждый покупатель (заказчик) - элемент справочника Контрагенты;

• по основанию расчетов (субконто Договоры), где каждое основание расчетов - элемент справочника Договоры;

• по документам расчетов (субконто Документы расчетов с контрагентами).

Внимание! Договор с контрагентом может использоваться в программе только при включении соответствующих настроек функциональности (раздел Главное - Функциональность).

На закладке Учет по договорам следует установить флаг Учет по договорам. Данная настройка позволяет выбирать конкретные договоры в документах расчетов с контрагентами и вести аналитический учет по соответствующим договорам. 

Если учет по договорам в программе не ведется, справочник Договоры доступен для заполнения, но выбрать договор при заполнении документа не получится.

В последних версиях "1С:Бухгалтерии 8" функциональность учета расчетов с контрагентами по договорам получила развитие. Теперь в программе поддерживается:

• автоматическая нумерация договоров с покупателями (с версии 3.0.118);

• автоматическая подстановка суммы с НДС в форму договора (с версии 3.0.120);

• отображение договора в списке связанных документов и контроль исполнения договора (с версии 3.0.123);

• возможность создания документов на основании договора (с версии 3.0.125).

Рассмотрим новые возможности работы с договорами подробнее.

Автоматическая нумерация договоров с покупателями

Автоматическая нумерация договоров с покупателями в "1С:Бухгалтерии 8" поддерживается начиная с версии 3.0.118. Предварительно потребуется включить настройку нумерации договоров (раздел Администрирование - Настройки программы - Параметры учета - Нумерация договоров). В открывшейся форме следует установить флаг Нумерация договоров с покупателями (рис. 1).

Рис. 1. Настройка автоматической нумерации договоров

Теперь при создании нового договора вида С покупателем договору автоматически присваивается очередной порядковый номер и рабочая дата (текущая дата компьютера или другая дата, указанная в персональных настройках пользователя). При необходимости дату и номер договора можно скорректировать.

В начале номера договора можно установить цифровой или буквенный префикс (например, идентификатор подразделения). Между префиксом и номером следует добавить разделитель (слеш, обратный слеш, дефис или точку). При создании следующего договора префикс будет устанавливаться автоматически.

С началом нового календарного года нумерация продолжается. Чтобы начать нумерацию заново, номер первого договора в новом году (в том числе и префикс) можно изменить вручную.

Как в "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 установить автоматическую нумерацию договоров с покупателями

Автоматическая нумерация договоров позволяет отказаться от ручного ведения реестров договоров с покупателями.

Автоматическая подстановка суммовых показателей в форму договора

Начиная с версии 3.0.120 в "1С:Бухгалтерии 8" карточка договора (форма элемента справочника Договоры) пополнилась новыми реквизитами. Теперь в сворачиваемой группе Расчеты появились новые показатели: Сумма, НДС, % НДС и Всего. Указанные в карточке договора суммовые показатели можно использовать в качестве дополнительной аналитики расчетов, а также при автозаполнении печатной формы договора.

Печатную форму договора можно вывести из карточки договора (или из списка договоров, предварительно выделив курсором нужный договор) по команде Печать - Договор. Затем следует выбрать подходящий готовый шаблон договора (или создать новый шаблон) для заполнения.

Шаблон договора представляет собой конструктор текста, который используется при формировании печатных форм договоров с контрагентами. В комплект поставки программы входят типовые шаблоны договора: Договор возмездного оказания услуг, Договор подряда и Договор поставки.

Выбрав нужный шаблон, пользователь получает макет печатной формы договора.

Макет печатной формы автоматически формируется с заполненными реквизитами организации и контрагента. При необходимости в макет печатной формы договора можно внести изменения, используя кнопки редактирования, расположенные в командной панели.

Чтобы вставить суммовые показатели в текст договора, следует:

• установить курсор в нужное место текста;

• использовать команду Вставить в текст - Договор;

• из выпадающего меню выбрать один из предопределенных способов описания суммы договора (например, Сумма с НДС прописью).

После выполнения указанных действий сумма договора с НДС, указанная в карточке договора с контрагентом, подставляется в печатную форму текста договора. Готовый макет печатной формы договора можно вывести на печать, отправить контрагенту по электронной почте, сохранить или присоединить к элементу справочника Договоры в виде приложенного файла. Присоединенные файлы помечаются в списке договоров пиктограммой в виде скрепки.

Чтобы каждый раз не вносить суммовые показатели в печатную форму, можно внести изменения в шаблон договора для его последующего автозаполнения.

Список шаблонов доступен не только из карточки договора, но и из справочника Шаблоны договоров (раздел Справочники - Покупки и продажи).

Форму шаблона при необходимости можно скорректировать, используя кнопки редактирования. Чтобы вставить параметры суммовых показателей, следует установить курсор в нужное место шаблона и по команде Вставить в текст - Договор из выпадающего меню выбрать способ описания суммы договора (например, Сумма с НДС прописью), рис. 2.

Рис. 2. Автоподстановка параметров суммовых показателей в шаблон договора

После сохранения формы шаблона суммовые показатели договора будут автоматически выводиться в макете печатной формы договора на основании данных, указанных в карточке договора.

Как в "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 указать сумму и НДС в договоре с контрагентом

Автоматическая подстановка суммовых показателей в макет печатной формы и/или в шаблон договора позволяет оптимизировать процесс составления типовых договоров и свести к минимуму возможные ошибки.

Контроль исполнения договора

Начиная с версии 3.0.123 в "1С:Бухгалтерии 8" повышено удобство работы с документами в разрезе связанных с ними договоров. Напомним, некоторые документы учетной системы могут быть связаны друг с другом (например, Счет от поставщика - Поступление (акт, накладная, УПД) - Счет-фактура полученный - Списание с расчетного счета).

Перейти к иерархическому списку связанных документов можно из любого списка документов (например, из Журнала операций, из списка Возвраты товаров поставщикам и др.) по команде Связанные документы. Данная команда доступна в виде кнопки с соответствующей пиктограммой, расположенной в командной панели, а также по кнопке Еще - Связанные документы.

Договор с контрагентом теперь также выводится в списке связанных документов (например, Счет покупателю - Договор - Поступление на расчетный счет и т. д.).

Кликнув по наименованию договора в списке связанных документов, можно быстро перейти в карточку договора, а оттуда, по ссылке Документы, - к списку всех документов по договору. В открывшемся списке все документы связаны с договором, при этом они не обязательно будут связаны между собой.

В табличной части списка документов по договору теперь присутствует колонка Состояние, где выводятся статусы документов (Частично оплачен, Не подписан, Получен и т. д.).

Статусы зависят от типа документа и вида операции (рис. 3).

Рис. 3. Контроль исполнения договора в списке связанных документов

Механизмы проверки статусов различных типов документов в "1С:Бухгалтерии 8" реализованы достаточно давно.

При этом для определенных типов документов проверка их статусов выполняется обособленно.

Например, в разделе Продажи из списка Счета покупателям можно проконтролировать оплату (в т. ч. частичную) и отгрузку (в т. ч. частичную) по счетам, выставленным покупателям. А из списка Реализация (акты, накладные, УПД) - подписание покупателями первичных документов.

В разделе Покупки из списка Счета от поставщиков можно проконтролировать оплату (в т. ч. частичную) и поступление (в т. ч. частичное) по счетам, полученным от поставщиков.

А из списка Поступление (акты, накладные, УПД) - получение оригиналов документов от поставщика, в том числе оригиналов счетов-фактур.

Теперь, открыв список документов по договору, можно контролировать их статусы в одном рабочем месте.

Как в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) проанализировать исполнение договора в разрезе всех связанных с ним документов учетной системы

Таким образом, "привязка" документов к договору позволяет анализировать процесс его исполнения в наглядном виде для быстрого принятия управленческих решений.

Создание документов на основании договора

Начиная с версии 3.0.125 в "1С:Бухгалтерии 8" появилась возможность быстро создавать документы учетной системы (Счет покупателю, Накладная, УПД (реализация товаров), Акт сверки и др.) на основании договора с контрагентом. Для этого достаточно выделить нужный договор в списке и воспользоваться командой Документы (рис. 4).

Рис. 4. Создание документа на основании договора

Из выпадающего меню следует выбрать документ, связанный с указанным договором. Перечень документов, предлагаемый программой, зависит от вида договора. Например, если выбран договор вида С комиссионером (агентом) на продажу, то в перечне доступных документов будет присутствовать документ реализации с видом Передача на реализацию.

При создании нового документа реквизиты контрагента и договора с контрагентом заполняются автоматически.

Как в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0) создавать документы на основании договора с контрагентом

Благодаря новым возможностям "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0 эффективность работы с договорами контрагентов в программе существенно повышается.