Машиночитаемые доверенности в 2023 году: оформление, форматы, сроки и работа в 1С

Правда ли, что все организации должны уже в начале 2023 года иметь МЧД на своих сотрудников, представляющих интересы компании в ФНС и прочих официальных структурах?

Нет, не правда. В начале 2023 года возможность подписывать электронные документы от имени организаций электронными подписями самих организаций будет сохранена. Электронные подписи организаций уже содержат ФИО подписантов, и поэтому оформлять на них МЧД не потребуется. При этом сам срок перехода на обязательное применение МЧД был перенесен на 1 сентября 2023 года, и до этого же момента будет действовать переходный период по использованию квалифицированной электронной подписи без использования МЧД.

Как в 1С оформить МЧД на бухгалтера для представления налоговой отчетности?

Такую доверенность можно сформировать через сервис 1С-Отчетность, зайдя в раздел Уведомления и нажав команду Создать. Далее в окне Виды уведомлений нужно выбрать значение Машиночитаемая доверенность (ФНС), заполнить все реквизиты, указав данные вашего бухгалтера и код инспекции, в которую планируете сдавать отчетность, и отправить сформированную МЧД на регистрацию в ФНС. После регистрации сведения о бухгалтере, на которого была оформлена МЧД, будут добавлены в учетную запись ЭДО с сертификатом электронной подписи и номером оформленной доверенности. В строке состояния статус МЧД примет значение Зарегистрировано. На этом этапе доверенность готова к использованию.

Машиночитаемая доверенность: обмен с ФНС и ФСС через «1С-Отчетность»

Сформировали МЧД на работника, но не получается ее использовать для отправки налоговой отчетности через 1С. Что делать?

Для того чтобы работник мог представлять налоговую отчетность на основании МЧД, в сервисе 1С-Отчетность необходимо настроить сдачу отчетности с использованием оформленной доверенности. Чтобы произвести настройку, нужно пройти по гиперссылке из карточки организации раздела Главное – Организации и в появившейся форме Регистрация в налоговом органе установить переключатель Отчетность подписывает в положение Представитель. После этого нужно перейти по ссылке Заполнить и в открывшейся форме Представитель в поле Доверенность для электронного документооборота с налоговым органом нужно указать тип доверенности Машиночитаемые доверенности (ФНС). После этого будет открыт список доверенностей, из которого нужно выбрать МЧД на вашего работника, который планирует представлять обязательную отчетность в ИФНС.

В какие государственные учреждения мы можем представлять документы и отчитываться на основании МЧД?

Возможность представления электронных документов на основании МЧД существует только для тех ведомств и учреждений, которые на сегодняшний день уже утвердили свои форматы электронных доверенностей. Такие форматы сейчас утверждены ФНС, ПФР и ФСС. Другие ведомства к электронному обмену документами с организациями на основании электронных доверенностей еще не подключены. Соответственно, и отчитываться в них при помощи электронных доверенностей компании не могут.

Работает ли МЧД в региональных ИФНС? У нас есть негативный опыт взаимодействия с местными налоговыми, и доверенности приходится отправлять на бумаге.

В настоящее время возможность работы по МЧД поддержана всеми налоговыми инспекциями на территории страны. Оформленные МЧД действуют во всех ИФНС, в которых организация-доверитель состоит на учете. Если возникают какие-либо проблемы с отправкой отчетности при помощи МЧД в конкретную инспекцию, возможно, оформленная доверенность на эту инспекцию попросту не распространяется. Уточните этот вопрос в применяемой учетной программе. Например, в сервисе 1С-Отчетность можно ограничить список ИФНС, для которых будет действовать МЧД. Чтобы уточнить эту информацию, в сервисе на странице доверенности необходимо перейти по ссылке, расположенной рядом с текстом «Органы, для которых действует доверенность», и ознакомиться с перечнем налоговых инспекций, для которых применяется оформленная доверенность.

Руководитель организации получил в УЦ ФНС квалифицированный сертификат. Какой далее порядок действий необходимо выполнить, чтобы передать право подписи в налоговых отчетах, своему заместителю на время отпуска?

Для представления налоговой отчетности в ИФНС на заместителя директора организации необходимо оформить электронную доверенность по формату, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Оформленную доверенность нужно подписать сертификатом электронной подписи директора и направить ее на регистрацию в ФНС. После регистрации налоговиками заместитель на основании МЧД может представлять в инспекцию любые налоговые декларации, расчеты и прочую отчетность.

МЧД для ФНС будет действовать в течение всего срока, на который мы ее оформили, или есть возможность аннулировать доверенность, не дожидаясь истечения срока ее действия?

При оформлении МЧД в доверенности указывают срок ее действия. Но это не значит, что доверитель не сможет аннулировать доверенность до истечения данного срока. Оформленную доверенность вы можете аннулировать в любое время по собственному усмотрению. Чтобы аннулировать МЧД ФНС нужно заполнить специальное заявление в формате, рекомендованном письмом ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@. В 1С доверенность отзывают в сервисе 1С-Отчетность по команде Отозвать, располагаемой в командной сроке формы МЧД со статусом Зарегистрировано, указывая причину отзыва.

Можем ли мы использовать одну и ту же МЧД (на бухгалтера) для отправки отчетов в налоговую и в фонды?

Нет, не можете. Сейчас единого формата электронной доверенности для сдачи отчетности не существует. В ФНС действует собственный формат МЧД, утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Универсальную МЧД для сдачи любой отчетности пока сформировать невозможно.

Подскажите, можно ли сделать электронную доверенность для сдачи отчетности на физлицо, которое не является сотрудником нашей организации?

Да, можно. Действующее законодательство не содержит обязательного требования, согласно которому физлицо, на которого оформляется электронная доверенность, должно непременно являться работником компании-доверителя. МЧД в принципе можно оформить на любое лицо, которому планируется доверить сдачу обязательной отчетности и совершение других юридически значимых действий. Главное, чтобы оформленная электронная доверенность содержала в себе все обязательные реквизиты, установленные приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857, и была подписана усиленной квалифицированной электронной подписью директора компании.

Полезное для бухгалтера:

Можно ли сдавать в Росстат отчеты по МЧД через сервис 1С?

Нет, в данный момент такая возможность отсутствует. Дело в том, что Росстат еще не перешел на прием статотчетности по МЧД. Ведомство пока что только договорилось с ФНС о внедрении в работу по сбору статистической отчетности приложения «Машиночитаемые доверенности», работающего на базе платформы налоговой службы. При этом полноценный переход на прием и сдачу статотчетности на основании МЧД ФНС будет осуществлен только в будущем, 2023 году. Точная дата такого перехода чиновниками не называлась. Как только это произойдет, возможность представления статотчетности по МЧД будет также поддержана и в 1С.

На какой срок мы можем оформить МЧД?

Законодательство не ограничивает срок действия электронных доверенностей. В оформляемых на сотрудников МЧД можно указать любой срок действия полномочий доверенного лица. При этом в МЧД (если это позволяет конкретный формат, по которому оформляют доверенность) можно вообще не указывать срок ее действия. Если в доверенности не указан срок ее действия, то она, согласно ст. 186 ГК РФ, будет действовать в течение года. При этом указанный в доверенности срок действия не мешает при необходимости досрочно отменить (отозвать) МЧД.

Нужно ли при ЭДО с контрагентами оформлять МЧД на сотрудников?

Нет, не обязательно. В рамках электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами организации и ИП могут подписывать и обмениваться документами как через своих руководителей, действующих от имени компании без оформления доверенностей, так и через уполномоченных на то сотрудников. В последнем случае электронные документы для их передачи контрагентам можно подписывать двумя способами. Первый способ – подписание электронного документа квалифицированной электронной подписью компании, содержащей персональные данные сотрудника, который наделен правом подписывать электронные документы от имени компании. Второй способ – подписание документа личной электронной подписью работника. Главное отличие между этими вариантами подписания электронных документов состоит в том, что во втором случае сотруднику, подписывающему документы компании для контрагентов, помимо сертификата физического лица (личной электронной подписи) требуется еще и машиночитаемая доверенность, оформленная на него от имени компании. В первом же случае для подписания и передачи документов в рамках ЭДО с контрагентами уполномоченным работникам не нужна МЧД – их полномочия на подписание электронных документов уже прописаны в квалифицированной электронной подписи компании. В настоящее время компании самостоятельно решают, как именно организовывать ЭДО с контрагентами – с оформлением МЧД на имя сотрудников или же без оформления МЧД. Использование МЧД не является обязательным.

По какому формату оформлять доверенность на сотрудника, на которого планируется возложить обязанности по обмену электронными документами с контрагентами?

Утвержденного формата МЧД для указанных целей не существует. МЧД для электронного документооборота с контрагентами и третьими лицами можно оформить в произвольной форме. Основное условие – МДЧ должна быть сформирована в формате XML, содержать усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя организации и все обязательные реквизиты.

Какие реквизиты должна содержать МЧД при ЭДО с контрагентами?

Если компания решает оформлять на своих работников МЧД в целях подписания и передачи ими электронных документов контрагентам, то формируемые доверенности должны соответствовать требованиям, установленным приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. В МЧД, применяемой в ЭДО с контрагентами, должны быть указаны сведения о доверителе (для ИП – ФИО, СНИЛС, ИНН, регистрационный номер, для организации - наименование, адрес, ИНН, основной государственный регистрационный номер, КПП и сведения о руководителе) и сведения о представителе (ФИО, дату рождения, серию и номер паспорта, дату его выдачи, наименование и код органа, выдавшего паспорт, СНИЛС и ИНН). Также МЧД должна содержать дату совершения доверенности, срок ее действия (при его наличии), перечень полномочий представителя, номер доверенности и усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность.

Можем ли мы использовать одну МЧД на бухгалтера и для сдачи отчетности в ФНС, и для подписания документов с контрагентами?

Нет, в настоящее время использование одной машиночитаемой доверенности и для сдачи отчетности, и для подписания документов с контрагентами не предусмотрено. МЧД для работы с контрагентами необходимо оформить отдельно.

Источник: https://buh.ru/articles/documents/158244/?utm_source=newsletter_We&utm_medium=email&utm_campaign=email_20230118

Назад в статьи